Etikettarkiv: Den lilla firman i paddan

Den lilla firman i paddan – Del 2

IMG_0500.JPG

Eftersom min post om att sköta hela firman från min kära padda blev uppskattad tänkte jag fortsätta att skriva om hur det hela fortlöper. Kommentera gärna med egna tankar och tips, för mig och andra att ta del av.

Kort bakgrund: Målet är att allt som rör administration, ekonomi kring firman samt alla textbaserade jobb som krönikor, artiklar, blogginlägg, strategiskrivning, offerter och liknande ska kunna utföras från paddan. Om det gick skulle jag gärna köra allt från paddan. I dagsläget går inte exempelvis Adobe Creative Suite att köra på ett bra vis om ens alls. Har gett upp där för stunden helt enkelt.

Dessa appar använder jag nu dagligen:

Bokföring: Fortnox
Mycket enkelt att komma igång. Känns som ett stabilt och kompetent bokföringssystem. Har dock inte kommit så långt som jag önskat. Men det går långsamt framåt.

Bank-app: Ej valt
Att starta upp en firma mitt i sommaren har nackdelen att folk man behöver prata med är på semester. Här är det nya tag på gång. Det lutar fortfarande åt SEB:s Enkla firman, men jag tar tacksamt emot tips på andra tjänster.

Fakturering: Billogram
Tack vare otroligt bra support och kundvård var jag igång väldigt snabbt. Även finansbolaget som tillhandahåller fakturaförsäljning har en otroligt bra service. I mitt fall är det Fendea Finans som sköter detta. Och eftersom jag inte valt bank än har jag inte fått ett bankgironummer. Billogram löser detta för stunden. Plus att allt bokförs på ett vis som går att importera till Fortnox.

Planering: Podio/Evernote
Har övergett Trello då det helt enkelt inte passade mig och mitt arbetssätt till förmån för Podio. I Podio har jag gjort ett workspace för varje del i firman. Exempelvis en för ekonomi, en för marknadsföring, en för projekt osv. I varje workspace har jag lagt in appar som har funktioner anpassade för varje del. Under Projekt workspace har jag således appar som hjälper mig att hålla reda på projekten, kunder och tidsplaner. Det jag gillar skarpt är att varje app genererar en todo-lista som aggregeras ut till en stor samlings-todo-lista. Det gör att jag får färdiga att göra listor för varje dag. Håller jag dem ligger jag i fas hela tiden. Sätter mig en gång i veckan och ser över hur jag ligger till på varje del och vad som behöver justeras och gör omprioriteringar. Mellan dessa uppföljningsdagar är det som sagt bara att följa todo-listorna.

Som med många andra verktyg kan det bli väldigt många fält att fylla i. Där är Podio inte ett undantag. Där fungerar Evernote som ett komplement och nav då jag för en löpande arbetslogg på allt jag gör. Denna arbetslogg är i förlängningen det slutgiltiga fakturaunderlaget och underlättar uppföljningen av varje projekt.

Eventuellt kommer ett helt eget inlägg om hur jag använder Podio. Men det får framtiden utvisa.

Löpande anteckningar: Evernote Premium
Allt från tankeanteckningar, projektanteckningar, mötesanteckningar till att logga tid på de projekt jag arbetar med för stunden. Gör buntar för varje kund och under dessa ett häfte för varje projekt. Älskar friheten att ha helt tomma ark som jag kan strukturera hur jag vill och allt är sökbart.

Har stundom fått höra från flera håll: ”Vad ska man med Evernote till? Jag ser inte hur jag ska kunna använda det…” Mitt svar på den frågeställningen är en motfråga eller två: Vad ska du med ett anteckningsblock till? Hur använder du ett kollegieblock? Med mitt lilla trådlösa tangentbord skriver jag tre gånger snabbare än vad jag gör med papper och penna. Samtidigt som Evernote tillåter mig att föra anteckningar precis som jag gör på ett analogt block. Fördelen är att blocket aldrig tar slut, allt är strukturerat och jag har bara ett block som jag har åtkomst till från flera håll.

Officiella dokument: Google Dokument
Offertskrivning, strategidokument. Har gjort iordning en mall i desktopmiljön som går att använda i appen. Dock irriterar jag mig ohemult mycket på att jag är tvungen att fixa mallen via datorn. Jag använder också Google Dokument när jag levererar texter. Det är enkelt och korrekturen blir samlade och överskådliga via kommentarsfunktionen.

Manus: Manuscript
Perfekt verktyg för textarbete. Håller koll på antal ord, lätt att stuva om i texterna, bra koppling med Dropbox dit appen kan leverera i råtext-format med bra textindelningar. En extra bra sak med denna app är att varje textprojekt har en del där man kan skriva en tydlig synopsis och researchanteckningar kring projektet på små kort. Allt samlat på ett ställe.

Nu när jag kommit in i jobbet ordentligt och jobbordningen satt sig ser den ut som följer;
Jag gör ett häfte för varje projekt.
Innehåller projektet flera delar, som en bloggserie, blir varje kapitel ett inlägg.
Alla anteckningar och research material läggs i häftets anteckningsdel i form av digitala post-it-lappar.
När texten är klar och färdigredigerad för jag över den till ett officiellt dokument för leverans och korrektursrundor. Det officiella dokumentet har tydlig information om projektnummer, vad det är för leverans och firmans uppgifter.

Beräkningar och kostnadsuppskattningar: Google Kalkylark
Går hjälpligt att använda i paddan. Men ljusår ifrån webbläsarversionen. Hoppas fortfarande på bättring.

Filhantering: Dropbox
Till alla mina egna filer använder jag Dropbox med diskbackup på annat ställe. Sneglar lite på Google Drive då man nu kan spara ned filer från GMail-appen i paddan direkt till sin Drive.

Länksamling: Pocket
Vid research och för länkar jag vill spara undan snabbt för senare läsning använder jag Pocket, formerly Read it later. Den är enkel och tillåter åtkomst från Chrome i desktop samt från vissa appar i padda och telefon. I de fall integration saknas i apparna kopierar du helt sonika den länk du vill spara, öppnar Pocket och trycker ”Add link” på frågan längst ned i appen. Trots allt ganska smidigt. Du kan dessutom tagga upp alla länkar du sparar för att enklare hitta dem.

Jag fortsätter att utvärderar hela tiden och tar gärna emot tips på fler bra appar som kan underlätta vardagen när man sköter om sin firma.